应付账款自动化（也称为 AP 自动化）是处理应付账款工作流的现代方法。它结合了多种工具和技术，使企业能够从头到尾数字化和简化其 AP 管理流程。
AP 自动化可自动执行各种重复性任务，例如发票收据、对帐和报告。为此，它结合使用了人工智能 (AI) 驱动的工具，例如智能文档处理 (IDP)、机器人流程自动化 (RPA) 和工作流编排。
为什么要实现应付账款自动化？
有了自动化的应付账款流程，企业无需担心以下挑战：
- 耗时的手动流程：亲自检查纸质发票并将相关详细信息输入内部系统需要花费大量时间。浪费的时间最终会影响付款时间，可能导致公司产生滞纳金或罚款，或错失提前付款折扣。
- 纸质问题：处理纸质发票不仅耗时 斯洛文尼亚电话号码库 ，而且很麻烦。当缓慢的手动发票处理成为常态时，发票很快就会堆积如山。结果呢？成堆的发票和账单难以管理、跟踪和存储。
- 人为错误：手动程序为人为错误创造了不必要的空间。这些错误包括计算错误、打字错误、忘记输入发票或多次输入发票。纠正这些错误会增加会计工作量，需要更多时间——前提是这些错误被发现了。
- 对账困难：老式的应付账款程序导致发票管理模糊、难以理解。纸质发票缺乏可追溯性，在人工审批过程中很容易丢失。透明度的降低使得对账或审计账户变得困难。
如何实现应付账款自动化
在初始阶段，应付账款自动化软件会从数字发票中提取相关信息并将其转换为结构化数据。这些发票可以是扫描文档、PDF 或其他格式。早期的自动化工具主要使用光学字符识别 (OCR)。较新的平台使用 IDP，它将 OCR 与机器学习 (ML) 算法、自然语言处理 (NLP) 和 AI 相结合。
在捕获和转换发票数据后，AP 自动化解决方案会根据相应的收据、采购订单和合同对其进行验证。这可确保发票和采购条款之间的一致性。在此阶段，预定义规则（由企业设置）可以快速捕获任何差异并将其标记为待审核。这样就只留下无错误的发票以供进一步处理。
自动批准
接下来，已验证的发票将自动发送给相关方进行审批。在此阶段，预定义条件对于保持流程顺利进行至关重要。企业可以选择按金额、供应商或其他独特标准对发票进行排序，以确保没有冲突或重叠。提醒和警报（可选）可以帮助进一步加快审批流程。这种自动化方法可确保所有发票都发送给正确的部门或人员，降低错过发票的风险，并记录所有审批活动。
付款完成后，自动对账会将其与银行对账单进行匹配，以确认付款金额和受益人，从而无需人工验证。
AP 自动化平台还可以创建详细报告，重点关注平均 了解人工智能在数字营销中的预测分析 发票处理时间、提供的折扣与获得的折扣以及逾期付款发票的百分比等指标。这些对 AP 指标的洞察可帮助企业确定节约和现金流优化的空间。
哪些 AP 任务可从自动化中受益？
每当企业想要减少完成任务所需的人工或时间时，自动化都是有益的。以下是可以轻松实现自动化的 AP 任务列表：
自动化工具可以从发票和其他文件中提取信息，减少手动输入错误并加快数据输入过程。 自动化系统简化了发票与采购订单和收据的匹配流程，确保在进一步处理之前发现并解决差异。
可以使用预定义规则自动执行发票编码，从而无需人工干预即可分配正确的总账代码。 数字化工作流程确保发票根据组织政策发送给适当的审批人，从而加快审批时间并提供审计跟踪。
AP 自动化优势
自动化应付账款可为企业带来财务和非财务方面的好处。以下是一些主要好处：
- 节省更多时间： AP 自动化消除了重复的手动任务 安圭拉铅 ，例如数据输入和发票匹配。自动化数据捕获和处理可显著缩短处理时间，尤其是与手动方法相比。这种更快的速度具有复合效应，可加速整个 AP 周期。
- 成本和劳动力优势： AP 自动化大大减少了人为参与、手动干预和错误纠正。无需存储实物发票，也无需支付相关管理费用。企业节省了劳动力成本，因为无需大型团队来管理发票和付款。人员可以执行需要人类智慧和判断力的更高价值的任务。
- 更好的合规性和安全性：自动化应付账款工具可以跟踪整个应付账款周期内对发票执行的每项操作，并创建有助于合规的数字审计跟踪。这些记录的活动使企业更容易满足监管要求并通过审计。自动化解决方案还配备了基于角色的访问控制和加密等安全功能。这些功能降低了未经授权访问的风险并保护了财务数据。